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Communiquer par mail avec des groupes de personnes :

Pour communiquer avec des groupes de personnes par mail (amis, adhérents, clients…) il y a plusieurs solutions : La plus simple : Utiliser une liste de mail dans le champ « à » de votre messagerie à partir d’un copié-collé ou d’un « groupe de contacts » du carnet d’adresses. Cette méthode pose des problèmes de confidentialités des adresses (mêmes masquées en CC, il y a le risque d’erreur et donc de fuites…) et surtout d’être rapidement considéré comme un spammeur notoire dès que le nombre de mails et d’envois devient important (quelques dizaines). A n’utiliser donc que pour quelques mails et pas trop souvent ;-)

L’idéal pour un petit groupe : Utiliser une messagerie instantanée comme l’Agora (Mattermost). Certe s cela impose de passer par un navigateur ou d’installer l’application. Contrairement à des messageries dites instantanées comme Signal, Mattermost permet de vraies discussions et échanges structurés.

Un peu plus compliqué mais valable quel que soit le nombre de personnes : Utiliser des listes de diffusion. Il s’agit de créer une liste d’abonnés sur un serveur et d’envoyer les mails sur une adresse unique du type « maliste@listes.kaz.bzh ». Le serveur de listes va distribuer aux abonnés ces mails avec la possibilité d’autoriser ou non les réponses sur la liste, à une adresse mail donnée… Les adresses sont masquées, le serveur de liste est connu comme non spammeur, il n’y pas de limite théorique au nombre d’abonnés (certaines listes dépassent les 5000 abonnés). C’est la solution idéale pour les « newsletter » mais également pour les CA d’association dès lors qu’il s’agit de diffuser des informations.

KAZ permet la gestion de listes de diffusion avec le logiciel SYMPA.

Il existe déjà une documentation incluse dans le logiciel que Kaz utilise ici.

Premiers Pas

Allez sur le site https://listes.kaz.bzh/wws pour vous connecter ou pour créer votre compte en choisissant “Première connexion ?”

Tout le monde peut créer un compte (cela ne donne pas de privilège).

Une fois le compte créer vous pouvez consulter les listes que vous avez créées ou auxquelles vous êtes abonnés.

Il faut cliquer sur “Mes listes”

Puis sélectionner une liste

Il faut commencer par remplir le formulaire de demande de création de liste :

Il y a deux types souvent choisi :

Dès ce moment la liste existe (mais est inutilisable :-) ).

Un message est envoyé aux administrateurs qui décideront de l'activer ou de la clore.

Il faut profiter de ce moment pour paramétrer la liste

Tout sauf les abonnés.

Dès que les administrateurs auront valider votre liste, vous pourrez ajouter des membres (destinataires).

Pour retrouver votre liste utiliser le lien “Mes listes”

Pour administrer votre liste utilisez le lien “Accueil de la liste”

Le lien “Afficher la listes des membres” permet d'ajouter des abonnés pour les propriétaires.

Pour aller plus loin

Lors de la création d’une liste, Sympa permet de sélectionner un modèle de liste :

Types de liste

En sélectionnant un modèle de liste, la plupart des paramètres sont configurés pour l’usage requis…

Configuration

Le menu Admin permet de configurer la liste de diffusion :

Configurer la liste :

Chaque message en erreur reçoit un score. Le score est déterminé par le nombre, le type et la fréquence des erreurs. Si la période de réception des erreurs est trop courte ou s'il n'y a pas eu beaucoup d'erreurs, aucun score n'est affecté au bouncer. 

Lettre d'information de l'association XXX.
Pour vous désinscrire de cette liste de diffusion, vous pouvez cliquer sur ce lien mailto:sympa@listes.kaz.bzh?subject=unsubscribe%20formation
ou envoyer un courriel à sympa@listes.kaz.bzh avec comme objet : unsubscribe formation

Les utilisateurs :

Ajout d’abonnés : soit « unique » avec le seul email, soit « par lot » avec l’email et éventuellement le nom. L’abonnement par lot est réalisé sous la forme « Email [espace] Nom Prénom », une ligne par abonnement.

Propriétaires : disposent de tous les droits y compris supprimer la liste ou modifier son nom. Il est conseillé de spécifier au moins deux propriétaires.

Modérateurs : Si la liste est modérée, les messages doivent être validés par un des modérateurs pour qu’ils soient diffusés. La modération peut s’appliquer aux modérateurs ou non.

J'ai créé une liste, mais je ne peux y inscrire personne. Que faire ?

Il n'y a rien à faire. C'est normal. Les listes sont des outils sensibles qui peuvent en cas d'abus nous fermer la communication avec tous les autres opérateurs de messagerie. L'activation est contrôlé par les administrateur de KAZ. Ils ont reçu un message et vont prochainement statuer.

Pourquoi faut-il suivre des règles pour les noms de listes de diffusion ?

Nous sommes nombreux à utiliser KAZ et ce qui parait évident pour vous, ne l'est peut-être pas hors contexte. Par exemple, c'est évident que contact est pour prend contact. Oui, mais il existe plusieurs associations. C'est le contact avec qui ? Prenez l'habitude d'inclure dans le nom de votre liste une partie qui vous identifie sans ambiguïté. Dans la mesure du possible nous vous préviendrons au moment de la validation de la liste.