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Oui, il faut aller dans la rubrique Configuration ⇒ Sauvegarder et Documents. Sur votre Serveur d'origine, sous Sauvegarder, cliquer sur Télécharger une copie de la base de données sur mon ordinateur et sous Documents, Télécharger une archive ZIP des documents sur mon ordinateur. Sur KAZ, faire Restaurer : Choisir un fichier puis Restaurer depuis le fichier sélectionné, puis faire Documents, choisir un fichier puis Restaurer cette sauvegarde des documents.

En fin d’année d’exercice, il faut réaliser une balance d’ouverture pour l’exercice suivant afin de récupérer les soldes des comptes financiers. Usuellement on utilise l’année civile mais si la réglementation impose des exercices annuels, rien n’interdit de travailler sur d’autres intervalles, par exemple du 1er septembre au 31 août ! Dans Garradin, la solution la plus simple consiste à clore l’exercice N-1 et à réaliser automatiquement la balance d’ouverture : balanceouverture1.jpg Inconvénient, la clôture de l’exercice N-1 interdit toute nouvelle écriture/modification de saisie sur cet exercice, et usuellement, on attend souvent un ou deux mois avant de le faire… Il faut donc se résoudre à une balance d’ouverture manuelle : * Il faut noter le montant des différents comptes financiers de l’année N-1 (par exemple 512A Banque et 530 Caisse) * Si le solde est excédentaire, il faut sélectionner le compte 120 et y porter en crédit le total de vos comptes (pour l'exemple 512A + 530). Si le solde est déficitaire, il faut utiliser le compte 129. * Il faut ajouter une ligne, sélectionner le compte 512a et porter au débit le montant de N-1 de banque. * Il faut encore ajouter une ligne, sélectionner le compte 530 et porter au débit le montant N-1 de Caisse. Dans cet exemple, il n’y avait que les comptes 512A et 530. Si vous avez d’autres comptes (un compte épargne, une autre banque…), il faut les ajouter et créer les lignes correspondantes. balanceouverture2.jpg Les montants des colonnes crédit et débit doivent être égaux. Si c'est le cas, validez. En ouvrant l'exercice N, vous devez voir le montant 512a Compte courant Banque de N-1 reporté et le montant 530 Caisse de N-1 également reporté, et en résultat excédentaire sur le compte 120, le total… et respectivement 129 si déficit. balanceouverture3.jpg Dès l’exercice créé et la balance réalisée, vous pouvez commencer vos saisies (y compris des adhésions en avance). Vous pouvez aussi modifier votre balance à tout moment (en cliquant sur détail/modifier du compte 120 ou 129) si de nouvelles écritures sont nécessaires sur l’exercice N-1.

Oui, KAZ fournit des extensions testées et les maintient à jour. Il faut aller dans la rubrique Configuration ⇒ Extensions

L’édition des reçus fiscaux en fin d’année est un exercice important et difficile dès qu’une association d’intérêt général atteint une certaine taille. Cette opération est facilitée par Garradin en trois étapes : - Génération d’un tableau des donateurs par une requête sql - Affectation des champs à un document Cerfa prérempli - Impression des reçus (publipostage) Requête SQL : SQL est un langage permettant de communiquer avec une base de données. Son utilisation dans Garradin va permettre de récupérer toutes les informations nécessaires à la création des reçus fiscaux. Dans Configuration ⇒ Fonctions avancées ⇒ SQL, copier-coller la requête SQL suivante :

SELECT MAX (t.id) AS 'N° reçu', strftime('%d/%m/%Y', MAX (t.date))
AS 'jour', strftime('%Y', MAX (t.date)) AS 'année',
m.nom AS 'Membre', m.email AS 'Courriel',
m.adresse AS 'Adresse', m.code_postal AS 'Code Postal',
m.ville AS 'Ville',
printf("%.0f", SUM(l.credit)/100) AS 'Montant',
COUNT (DISTINCT t.id) AS 'Nb Versements',
CASE MIN (a.code)
WHEN '512A' THEN 'Virement'
WHEN '5112' THEN 'Chèque'
WHEN '530' THEN 'Espèces'
END AS "Moyen Paiement"
FROM acc_transactions AS t
INNER JOIN acc_transactions_lines AS l ON l.id_transaction =
t.id
INNER JOIN acc_accounts AS a ON l.id_account = a.id
INNER JOIN acc_transactions_users AS u ON u.id_transaction =
t.id
INNER JOIN membres AS m ON m.id = u.id_user
WHERE ((a.code LIKE "5%")
AND strftime('%Y', t.date) = "2021")
GROUP BY m.numero
ORDER BY UPPER (m.nom) ASC LIMIT 1000;

et l’exécuter. Garradin affiche un tableau qu’il suffit de copier dans un tableur CALC ou EXCEL. Pour faciliter la suite des opérations, insérer une première ligne et la compléter avec le nom des champs (No, Date, Année, Nom, Email, Adresse, CP, Commune, Mnt, Nb, Règlement). Renuméroter la colonne A de 1 à n (ce sera le numéro d’ordre du reçu) Rechercher-Remplacer dans la colonne Règlement : - HelloAsso par « Virement, prélèvement, carte bancaire » - Virement par « Virement, prélèvement, carte bancaire » - Espèces par « Remise d'espèces » Après édition, le tableau doit ressembler au fichier Adherents-modele.xlsx Affectation des champs au document CERFA de reçus fiscaux Télécharger le document CERFA Recu_Fiscal_AAAA.docx et le renommer en remplaçant AAAA par l’année d’exercice. Ouvrir le document Cerfa Recu_Fiscal_AAAA.docx Modifier le nom de l’Association et son adresse, éditer la partie Objet, modifier la date et insérer une signature. Dans Publipostage, cliquer sur Sélection des destinataires puis Utiliser une liste existante. En cliquant sous « Numéro d’ordre du reçu », cliquer sur Insérer un champ de fusion et sélectionner No, Dans le cadre Donateur : * « Nom & Prénom », sélectionner Nom, * « Adresse », sélectionner Adresse, * « CP », sélectionner CP, * « Commune », sélectionner Commune, Dans le cadre Somme : * Sélectionner le montant du don Mnt entre les ***, * « Montant en toutes lettres », sélectionner également Mnt mais il faut ensuite cliquer droit sur modification du champ, puis codes de champ et le modifier en ajoutant * cardtexte ce qui donne MERGEFIELD “Mnt * cardtext”, * « Date du versement ou du don », sélectionner Date, Dans le cadre Mode de versement du don, sélectionner Règlement., Pour visualiser, le résultat, cliquer sur Aperçu des résultats. Si tout est correct, notamment les formats de somme en toute lettres et date de versement, vous pouvez lancer le publipostage soit par Terminer et fusionner, Imprimer les documents, soit par Fusion et publipostage au format Adobe PDF. Cette FAQ est adaptée à une association dont tous les versements des membres peuvent être assimilés à des dons manuels (cotisations et dons). La requête SQL pourrait être adaptée pour ne traiter que les versements affectés sur le compte 754 Ressources liées à la générosité du public. Pour cela, il faut modifier la clause Where de FROM acc_transactions comme ci-après :

WHERE ((a.code LIKE "754%") AND strftime('%Y', t.date) = "2021")

Les comptes 5% étant exclus par la clause Where, il est possible d'utiliser le champ reference, si complété par le moyen de paiement des activités, pour l'afficher dans la requête :

CASE (l.reference)
WHEN 'Virement' THEN 'Virement'
WHEN 'Chèque%' THEN 'Chèque'
WHEN 'HelloAsso' THEN 'Carte Bancaire'
WHEN 'Espèces' THEN 'Remise d''espèces'
END AS "Moyen Paiement"

Garradin

Garradin est un logiciel de gestion des membres d'une association et permet également de faire de la comptabilité (adhésion, relance…)

Lorsque KAZ ouvre le service Garradin, il vous laisse finir la configuration et indiquer vous même l'administrateur afin de ne pas perturber votre comptabilité avec un membre “fantôme”.

Pour terminer la configuration il suffit de renseigner le formulaire suivant.

Utiliser garradin depuis son téléphone/tablette

garradin/start.txt · Dernière modification: 2022/06/15 08:00 de fab