Nextcloud inclut une application “Group folders” qui permet de partager automatiquement des dossiers et leurs fichiers entre les membres d'un même groupe.

Cette application doit être activée par l'administrateur du Nextcloud : c'est fait par défaut.

Lorsque vous faites partie d'un groupe et qu'un dossier est partagé avec tous les membres de votre groupe, l'icône d'un dossier de groupe inclut des petits personnages :

alors qu'un dossier normal se présente ainsi (icône sans personnages) :

L'intérêt d'un dossier de groupe est que tous les fichiers et tous les sous-dossiers qu'il contient sont automatiquement partagés avec les membres du groupe.

Cela a bien sûr plusieurs avantages, notamment celui de ne pas s'occuper de vérifier que les membres du groupe ont accès aux nouveaux fichiers : c'est automatique !

Si ce n'est pas fait, lui demander de créer le groupe et d'y inscrire les utilisateurs qui auront accès au dossier de groupe.

Par exemple, Documents qui se présente ainsi, n'est pas encore un dossier de groupe :

Le créer si besoin.

Cette étape nécessite d'être administrateur du nextcloud : si vous ne l'êtes pas, demandez à votre administrateur de suivre cette documentation.

Cliquer sur l'icône du profil d'administrateur en haut à droite et sélectionner Paramètres d'administration.

puis, dans la colonne qui s'ouvre à gauche, sélectionner Dossiers de groupes :

Dans la fenêtre Dossiers de groupes, ajouter le nom du dossier s'il n'est pas déjà listé :

ce qui fait apparaître une ligne montrant que le dossier Documents peut être paramétré :

Cliquer sur le crayon à droite de None puis cliquer dans Add group or circle pour afficher la liste des groupes possibles :

Sélectionner le groupe à associer au dossier et voilà, ce dossier est partagé entre tous les membres du groupe choisi !

Chaque utilisateur de votre nextcloud, même non administrateur mais membre de ce groupe, a désormais accès à ce dossier de groupe et pourra y déposer des fichiers ou sous-dossiers qui seront eux-mêmes partagés au sein du groupe. Il en sera de même pour les futurs utilisateurs qui seront créés et ajoutés au groupe.