Pour communiquer avec des groupes de personnes par mail (amis, adhérents, clients…) il y a plusieurs solutions : La plus simple : Utiliser une liste de mail dans le champ « à » de votre messagerie à partir d’un copié-collé ou d’un « groupe de contacts » du carnet d’adresses. Cette méthode pose des problèmes de confidentialités des adresses (mêmes masquées en CC, il y a le risque d’erreur et donc de fuites…) et surtout d’être rapidement considéré comme un spammeur notoire dès que le nombre de mails et d’envois devient important (quelques dizaines). A n’utiliser donc que pour quelques mails et pas trop souvent

L’idéal pour un petit groupe : Utiliser une messagerie instantanée comme l’Agora (Mattermost). Certe s cela impose de passer par un navigateur ou d’installer l’application. Contrairement à des messageries dites instantanées comme Signal, Mattermost permet de vraies discussions et échanges structurés.

Un peu plus compliqué mais valable quel que soit le nombre de personnes : Utiliser des listes de diffusion. Il s’agit de créer une liste d’abonnés sur un serveur et d’envoyer les mails sur une adresse unique du type « maliste@listes.kaz.bzh ». Le serveur de listes va distribuer aux abonnés ces mails avec la possibilité d’autoriser ou non les réponses sur la liste, à une adresse mail donnée… Les adresses sont masquées, le serveur de liste est connu comme non spammeur, il n’y pas de limite théorique au nombre d’abonnés (certaines listes dépassent les 5000 abonnés). C’est la solution idéale pour les « newsletter » mais également pour les CA d’association dès lors qu’il s’agit de diffuser des informations.

KAZ permet la gestion de listes de diffusion avec le logiciel SYMPA.

Il existe déjà une documentation incluse dans le logiciel que Kaz utilise ici.

• Connexion

Allez sur le site https://listes.kaz.bzh/wws pour vous connecter ou pour créer votre compte en choisissant “Première connexion ?”

Tout le monde peut créer un compte (cela ne donne pas de privilège).

Une fois le compte créer vous pouvez consulter les listes que vous avez créées ou auxquelles vous êtes abonnés.

• Consultation de liste

Il faut cliquer sur “Mes listes”

Puis sélectionner une liste

• Création de liste

Il faut commencer par remplir le formulaire de demande de création de liste :

Il y a deux types souvent choisi :

• “Paramétrage adapté à une newsletter” : Personne ne peut écrire sauf les propriétaire
• “Paramétrage pour un groupe de travail” : seuls les membres de la liste peuvent correspondre.

Dès ce moment la liste existe (mais est inutilisable ).

Un message est envoyé aux administrateurs qui décideront de l'activer ou de la clore.

Il faut profiter de ce moment pour paramétrer la liste

• son objet
• les propriétaires
• les modérateurs
• …

Tout sauf les abonnés.

Dès que les administrateurs auront valider votre liste, vous pourrez ajouter des membres (destinataires).

• Gestion de la liste

Pour retrouver votre liste utiliser le lien “Mes listes”

Pour administrer votre liste utilisez le lien “Accueil de la liste”

Le lien “Afficher la listes des membres” permet d'ajouter des abonnés pour les propriétaires.

Lors de la création d’une liste, Sympa permet de sélectionner un modèle de liste :

Types de liste

• Liste confidentielle
  • Abonnement / désabonnement interdits. Seuls les propriétaires de la liste peuvent ajouter des membres.
  • archives privées
  • Liste visible aux seuls abonnés
  • Seuls abonnés peuvent poster des messages. LES AUTRES MESSAGES SONT REJETÉS SANS NOTIFICATION.

• Liste de discussion publique
  • archives publiques
  • seuls les abonnés peuvent poster des messages

• Liste de type hotline
  • droit de poster des messages ouvert à tous
  • archives privées
  • abonnements contrôlés

• Paramétrage adapté à une newsletter aux formats Text/plain et HTML
  • liste publique et modérée
  • les adresses des abonnés sont protégées (contre le spam)
  • le format de réception par défaut est HTML

• Liste pour l'Intranet
  • Paramétrage adapté à une newsletter
  • liste publique et modérée
  • les adresses des abonnés sont protégées (contre le spam)

• Paramétrage pour un groupe de travail
  • seuls les abonnés peuvent poster des messages
  • archives privées
  • abonnements contrôlés

• Liste de type forum web
  • Les messages peuvent être consultés par mail (abonnement) ou par l'interface web

En sélectionnant un modèle de liste, la plupart des paramètres sont configurés pour l’usage requis…

Configuration

Le menu Admin permet de configurer la liste de diffusion :

Configurer la liste :

• Diffusion/Réception :
  • Qui peut diffuser les messages
  • Adresse de réponse
  • Marquage des sujets des messages

• Droits d’accès :
  • Qui a accès aux infos de la liste
  • Qui peut s’abonner

Chaque message en erreur reçoit un score. Le score est déterminé par le nombre, le type et la fréquence des erreurs. Si la période de réception des erreurs est trop courte ou s'il n'y a pas eu beaucoup d'erreurs, aucun score n'est affecté au bouncer.

• Gestion des erreurs :
  • Seuil d’alerte : 30%
  • 2 niveaux : « avertir » (45) et « désabonner » (75)

• DKIM/DMARC :
  • Mécanisme de lutte anti-spam

• Messages types :
  • Le RGPD impose pour les newsletters au moins un « attachment » en fin de message du type :

Lettre d'information de l'association XXX.
Pour vous désinscrire de cette liste de diffusion, vous pouvez cliquer sur ce lien mailto:sympa@listes.kaz.bzh?subject=unsubscribe%20formation
ou envoyer un courriel à sympa@listes.kaz.bzh avec comme objet : unsubscribe formation

Les utilisateurs :

Ajout d’abonnés : soit « unique » avec le seul email, soit « par lot » avec l’email et éventuellement le nom. L’abonnement par lot est réalisé sous la forme « Email [espace] Nom Prénom », une ligne par abonnement.

Propriétaires : disposent de tous les droits y compris supprimer la liste ou modifier son nom. Il est conseillé de spécifier au moins deux propriétaires.

Modérateurs : Si la liste est modérée, les messages doivent être validés par un des modérateurs pour qu’ils soient diffusés. La modération peut s’appliquer aux modérateurs ou non.