Et non, c’est la limite de Kaz (la seule ?). C’est le rôle des moteurs de rechercher. Mais pour être un moteur de recherche, il faut espionner en permanence tous les sites du monde entier. Clairement, savoir ce que chacun fait, c’est pas notre rôle. Il existe des outils pour cela, qui pour vivre soit vous demandent des dons (Wikipedia) soit exploitent vos données. Nous pouvons en citer quelques-uns :

• dictionnaire : https://fr.wiktionary.org/
• encyclopédie https://fr.wikipedia.org
• recherches diverses https://www.qwant.com, https://duckduckgo.com/

Si la conversation se limite à 2 personnes. La messagerie « classique » est probablement la meilleure solution pour de longs messages. C’est bien si vous souhaitez une trace formelle, ou si vous voulez l’alerter rapidement.

Mais cela devient vite laborieux, si vous voulez entretenir un dialogue réactif (dans le style SMS). Car votre boîte-aux-lettres va vite être submergée et vous risquez de noyer des courriels importants.

Dans le cas d’un dialogue ou d’une conversation en groupe, le mieux est de recourir à une messagerie dite « instantanée ». Il s’agit d’un endroit contenant des salons de discussion (privatif ou public), pour 2 ou pour des groupes de personnes de même intérêt (association, préparation d’un évènement…). L’énorme avantage, c’est que le fils de discussion est conservé dans une même page (il y a toute l’histoire que vous pouvez remonter). Chez Kaz nous l’appelons l’Agora.

L’avantage chez Kaz, c’est que si vous vous être trompé·e dans un message, vous pouvez le reprendre et le modifier sans ajouter des bruits parasites au récit.

Je vous vois venir. Vous avez déjà fait l’expérience d’une personne demandant si les autres étaient libres lundi soir ou samedi matin (ou bien si elles préféreraient voir « retour vers le futur » ou « la sociale »). Et dans les minutes qui suivent les 50 membres du groupe répondent une avalanche de courriels pour indiquer leurs préférences. Certain·e·s ajoutant que « René avait oublié les clefs du camion » ou autre information cruciale qui sera perdue dans la masse.

Dans ce cas il faut opter pour un sondage.

• L’initiateur·trice crée le sondage (c’est simple). Le site demande une adresse de courriel (un mél) de l’auteur·trice (vous pouvez mettre n’importe quoi, c’est une aide facultative qui vous envoie un lien pour d’éventuelles modifications).
• Ensuite iel envoie un courriel au groupe. Tous peuvent suivre en directe l’évolution des avis des autres (oui vous avez le droit de changer d’avis).
• Enfin l’organisateur·trice peut envoyer à l’ensemble un rappel sur la décision prise

(Deux messages dans les boîtes-aux-lettres de tous les participants au lieu des 50 précédemment).

Oui. Justement. Les limites actuelles des messageries vous dissuade d’expédier de gros volumes. Vous avez été habitué à utiliser des serveurs de stockage provisoire privé (tel WeTransfert). Avec Kaz c’est automatique.

Les pièces jointes que vous envoyez ou recevez sont automatiquement extraites pour être détruit au bout d’un mois.

Kaz n’est pas là pour juger du contenu (car le N de CHATONS signifie Neutralité), mais est-ce bien raisonnable de conserver cette photo de crème renversée que vous avez reçue ce midi d’un·e ami·e ? Vous êtes adulte maintenant, vous savez que cela pollue.

Kaz n’est pas la réponse à tout. Peut-être faut-il pour certaines activités disposer d’un mél chez votre opérateur dans ce genre de situation ? Cependant, celle-ci peut vite devenir très gourmande (consommation, pollution, financement) et contenir des pièces jointes obsolètes.

Dans tous les cas, vous devez consulter vos messages dès réception, car c'est votre expéditeur·trice qui choisi s'iel ajoute une pièce-jointe ou un lien de téléchargement. Que faites-vous en recevant un lien de téléchargement du contrat de votre fournisseur via WeTransfert ? Comme vous savez qu’il sera détruit dans le 8 jours. Vous n'avez pas le choix, vous devez cliquer et l’enregistrer. Tout comme votre interlocuteur·trice le fait également en recevant vos messages. C’est pareil avec Kaz. C’est juste systématique et automatique.

C'est peu pratique d'avoir deux sources d'information (les pièces-jointes et votre disque pour les documents envoyés par lien de téléchargement). Vos équipes ne pourront accéder à ceux en pièces-jointes qu'en fournissant les codes d'accès de votre messagerie. Alors que sur votre bureau virtuel (cloud), vous pourrez paramétrer les accès en fonction des contenus.

Par ailleurs, la messagerie n’est pas adaptée pour jouer le rôle de base de données documentaire. Il n’y a pas de hiérarchie de classement, ni de moteur de recherche allant ouvrir les pièces jointes. Il n’est pas aisé de mettre en place un système de sauvegarde (avec des droits d’accès différencier en fonction des contenus).

Une bonne pratique serait dès la réception des messages, d’ouvrir l’archive des pièces jointes et de glisser/déposer dans votre dossier (qui peut être partagé sur votre cloud).

D’ailleurs, c’est également sur ce canal contact@… que vous recevez de belles pubs en couleurs de vos fournisseurs. Prenez-vous le temps à faire le ménage ? Si votre mél se fait pirater, souhaitez-vous que vos contrats et autre carnet d’adresse se retrouve dans la nature, au plus offrant ?

La solution, c’est votre bureau virtuel ou cloud (Nextcloud pour être précis). Et si vous travaillez avec d’autres. Vous pourrez-même leur donner des droits d’accès en consultation ou en modification.

Votre document est probablement déjà sur votre ordinateur. Il ne consommera rien lorsque votre ordinateur est éteint. Si vous le placer sur votre bureau virtuel de Kaz, il consommera au prorata de sa taille (faiblement pour un document, mais il faut multiplier la démarche en prenant en compte le même comportement de tous les autres utilisatrices et utilisateurs). Donc a priori, inutile de consommer de l’espace chez kaz.

S’il est important, faites en des sauvegardes. Vous pouvez utiliser Kaz, comme une sauvegarde. Mais conservez les « originaux chez vous ». Et si vous les effacez par erreur, pensez à reconstituer toujours une référence sur votre disque.

C’est agaçant à plusieurs titres. On a du mal à suivre la liste des destinataires et notre messagerie déborde de mégaoctets devenus obsolètes. Il y a deux possibilités.

• Si c’est un brouillon, ou des notes prises à plusieurs dans une réunion, le plus indiqué est pad.
• Si c’est un document plus structuré, il vaut mieux utiliser un dossier partagé sur votre bureau virtuel (cloud) pour créer un document LibreOffice qui sera modifiable en ligne.