Outils pour utilisateurs
Ceci est une ancienne révision du document !
Paheko
Paheko est un logiciel de gestion des membres d'une association et permet également de faire de la comptabilité (adhésion, relance…)
Lorsque KAZ ouvre le service Paheko, il vous laisse finir la configuration et indiquer vous même l'administrateur afin de ne pas perturber votre comptabilité avec un membre “fantôme”.
Oui, il faut aller dans la rubrique Configuration ⇒ Sauvegarder et Documents. Sur votre Serveur d'origine, sous Sauvegarder, cliquer sur Télécharger une copie de la base de données sur mon ordinateur et sous Documents, Télécharger une archive ZIP des documents sur mon ordinateur. Sur KAZ, faire Restaurer : Choisir un fichier puis Restaurer depuis le fichier sélectionné, puis faire Documents, choisir un fichier puis Restaurer cette sauvegarde des documents.
Paheko dispose d'une fonction de rappels automatiques sur des activités (cotisations) expirées très utile mais qu'il faut bien comprendre sous peine de surprises.
Si cette fonction ne pose pas de problème pour des cotisations glissantes (nombre de jours), c'est un peu plus délicat pour des cotisations annuelles (de date à date) : lors du changement d'année de l'activité, ce qui se fait en modifiant juste les dates à N+1, par exemple à la date du 1er septembre, toutes les cotisations passent à “expirées” et donc le rappel se déclenche automatiquement… le 1er septembre.
Deux solutions :
- soit fixer un rappel “générique” avec un texte “générique” déclenché par exemple 3 mois après expiration, et qui se déclenchera tous les ans,
- soit ne pas utiliser la fonction rappel automatique mais utiliser une recherche avancée sur le critère “activité expirée” “est égal à” “activité”, enregistrer la recherche, puis dans le menu Membres/Messages Collectifs, envoyer un mail à tous les résultats de la recherche. Le résultat est le même et vous maîtrisez la date d'envoi
Plus d'informations sur https://paheko.cloud/gestion-des-rappels
En fin d’année d’exercice, il faut réaliser une balance d’ouverture pour l’exercice suivant afin de récupérer les soldes des comptes financiers. Usuellement on utilise l’année civile mais si la réglementation impose des exercices annuels, rien n’interdit de travailler sur d’autres intervalles, par exemple du 1er septembre au 31 août !
En toute rigueur, il faudrait clore l’exercice N-1 et réaliser la balance d’ouverture de l’exercice N. Inconvénient, la clôture de l’exercice N-1 interdit toute nouvelle écriture/modification de saisie sur cet exercice, et usuellement, on attend souvent un ou deux mois avant de le faire… On se limitera donc dans un premier temps à uniquement réaliser la balance d’ouverture.
Paheko peut réaliser automatique la balance d’ouverture à la création de l’exercice N :
Paheko va reprendre tous les éléments du bilan financier de l’exercice N-1 et affecter au compte 120 en cas d’excédent, ou 129 en cas de déficit, le résultat de l’année N-1 :
Attention, Paheko propose par défaut d’affecter automatiquement le résultat de l’exercice précédent (compte 120 ou 129) au compte 1068 – Réserve pour projet de l’entité. C’est une solution de facilité qui évite une écriture ultérieure, mais en toute rigueur, c’est à l’Assemblée Générale de procéder à cette affectation en tout ou partie (en général, une partie au compte 1068 et le reste au compte 110 report à nouveau). Pour cela, il faut décocher cette fonctionnalité, et le bilan à l’ouverture se présente ainsi :
Affectation du résultat de l’exercice N-1 : En cas d’excédent, elle consiste avec une écriture avancée à répartir le montant du compte 120 (en débit) entre le compte 110 et le compte 1068 (en crédits), et à l’inverse, en cas de déficit, à couvrir le compte 129 (en crédit) avec le 110 et/ou le compte 1068 (en débit) :
En final, le bilan de l’année N ne fera plus apparaître que les comptes 1068, 110 et le résultat de l’exercice courant :
Dès l’exercice créé et la balance réalisée, vous pouvez commencer vos saisies. Vous pouvez aussi modifier votre balance à tout moment (en cliquant sur détail/modifier du compte 120 ou 129) si de nouvelles écritures sont nécessaires sur l’exercice N-1… sans oublier de modifier alors votre écriture d’affectation du résultat.
Oui, KAZ fournit des extensions testées et les maintient à jour. Il faut aller dans la rubrique Configuration ⇒ Extensions
En fin d’année, des adhérents règlent en avance leur cotisation pour l’année N+1. Cela impacte le compte de résultat et le bilan de l’année N. Les produits constatés en avance permettent de rattacher les produits enregistrés en comptabilité au bon exercice, en vertu du principe d'indépendance des exercices.
Principe : Enregistrer l’activité Adhésion comme à l’accoutumée en positionnant la date d’expiration su N+1. L’écriture est enregistrée dans l’exercice N (par exemple au 05/10/2026, crédit du compte 756 et débit du compte 512 d’un montant de 20€).
Ensuite reprendre l'écriture créée, la transformer en écriture avancée et remplacer le compte crédité 756 par le compte 487A. Ainsi, ce crédit n'apparaîtra pas dans le compte de résultat de l'année N mais au solde du compte 487A qui lui sera reporté sur l'année N+1 ; le débit bancaire lui sera bien intégré dans la comptabilité de l'année N.
A l'ouverture de l'exercice N+1 on crée une écriture qui débite le compte 487A et crédite le compte 756 avec l'ensemble des cotisations reçues par anticipation (par exemple au 01/01/2027, débit du compte 487A et crédit du compte 756 du montant de 20€).
Outils de la page
